• Projet Jamboree : Lorsque nous écrivons Projet Jamboree, nous entendons l’ensemble du projet, à travers toutes les phases et activités préparatoires, y compris le Jamboree lui-même. 
• Jamboree : dans ce document, Jamboree désigne uniquement le Jamboree Scout Mondial qui se tiendra en Pologne du 30 juillet au 8 août 2027. 
• Contingent : C’est la délégation belge qui participe au projet. Le contingent belge est composé des jeunes, des animateur·rice·s, des IST et de l’équipe CMT. 
• CMT : C’est la Contingent Management Team. C’est l’équipe belge qui coordonne l’organisation du projet du contingent belge (activités préparatoires, logistique, communication…). 
• Unit : Unit est le terme utilisé sur un Jamboree, et pendant le projet Jamboree, pour parler d’une troupe de 40 personnes. Les Units sont chacune composées de 4 patrouilles. Une patrouille est composée d’un·e animateur·rice et 9 jeunes. 
• Jeune : Les jeunes sont membres de la Unit et âgés entre 14 et 18 ans au moment du Jamboree. 
• Animateur·rice : Les animateur·rice·s sont les adultes qui sont aussi membres de la Unit, animent les jeunes et les encadrent. 
• IST : International Service Team. Ce sont des membres qui ont plus de 18 ans (au moment du Jamboree) et qui aideront à l’organisation pratique tant en Belgique qu’en Pologne. 
• Membre : Quand on parle de membre, on parle de tou·te·s les membres du contingent (jeunes, animateur·rice·s, IST, CMT) 
• Membre actif : membre en ordre d’affiliation dans son association et exerçant une fonction active durant toute la durée du projet Jamboree. 
• Associations belges : Ce sont les 5 associations scoutes et guides belges : Les Scouts, Les Guides, Scouts et Guides Pluralistes, Scouts en Gidsen Vlaanderen et FOS Open Scouting. 

La participation au Jamboree est ouverte à tou·te·s les membres affilié·e·s dans l’une des associations scoutes ou guides belges. 

Pour être inscrit·e en tant que jeune dans une unit, il faut : 

• Être membre actif·ve dans l’une des associations belges durant toute la durée du projet Jamboree. 
• Être né·e après le 30/07/2009 et jusqu’au 30/07/2013 inclus. 

Le nombre de places pour les jeunes dépend du nombre d’animateur·rice·s inscrit·e·s. Il faut 1 animateur·rice pour 9 jeunes. 

Lorsque tu t’inscris en tant qu’adulte, c’est la CMT qui détermine en fonction des critères ci-dessous si tu deviens animateur·rice ou IST. Tu peux déclarer ta préférence, mais la décision définitive appartient à l’équipe CMT.

Pour être animateur·rice, il faut : 

• Être membre actif·ve dans l’une des associations belges durant toute la durée du projet Jamboree. 

• Avoir plus de 21 ans au début du Jamboree ou pouvoir démontrer de l’expérience et des compétences jugées suffisantes par l’équipe CMT. 

• Avoir suivi une formation ou avoir une expérience d’animation des éclaireurs, scouts, guides, guides aventures, guides horizons ou pionniers est un atout. 

Le nombre de places en tant qu’animateur·rice dépend du nombre de jeunes inscrit·e·s. Il faut 1 animateur·rice pour 9 jeunes.

En t’inscrivant au Jamboree, tu t’engages à participer au Jamboree ainsi qu’à l’ensemble des activités préparatoires (week-ends, précamp…). 

Lorsque tu t’inscris en tant qu’adulte et que tu deviens animateur·rice, cela signifie également que tu t’engages activement à faire partie d’un staff d’animateur·rices. 

Lorsque tu deviens IST, cela signifie que tu t’engages activement dans plusieurs tâches soutenues tout au long du projet Jamboree.

L’inscription est individuelle. Le Jamboree est un projet international où rencontrer et apprendre à connaître de nouvelles personnes est important. Afin de favoriser la rencontre et la cohésion de nos Units, les jeunes issus d’une même unité seront séparés dans la mesure du possible. 

En t’inscrivant au Jamboree, tu choisis de prendre part à un camp international et inclusif où chacun·e a sa place sans distinction basée sur le milieu, l’origine, le handicap, l’orientation sexuelle, l’identité de genre, les convictions religieuses ou philosophiques. 

L’inscription se fait au moyen du formulaire d’inscription officiel via le site www.jamboree2027.be. 

Les inscriptions sont ouvertes du 1er mai 2025 jusqu’au 15 juin 2025. Les inscriptions seront enregistrées chronologiquement. Si le nombre maximal de membres est atteint, une liste d’attente sera établie. Les personnes inscrites sur cette liste d’attente qui n’auraient pas de place et qui auraient déjà payé un acompte seront remboursées. 

L’inscription n’est confirmée qu’après réception : 

• du formulaire d’inscription dûment complété 
• du document « déclaration d’accord » complété et signé, avec l’engagement personnel pour tous et avec l’autorisation parentale pour les mineur·e·s au moment de l’inscription 
• de l’acompte de 500 € 
• de la confirmation d’affiliation valide à l’une des associations belges. La CMT contrôlera cela auprès des différentes associations.

La participation financière s’élève à € 2.500 par personne.

• Une première tranche de paiement de 500€ doit être payée avant le 15 juin 2025 au moment de l’inscription. 
• Une deuxième tranche de 500€ doit être payée pour le 15 novembre 2025. 
• Une troisième tranche de 500€ doit être payée pour le 15 avril 2026. 
• Une quatrième tranche de 500€ doit être payée pour le 15 septembre 2026. 
• Une cinquième tranche de 500€ doit être payée pour le 15 février 2027. 

Tous les frais bancaires éventuels sont à charge des membres.  

En cas de non-respect du plan d’étalement de paiement, un rappel sera envoyé. Si après ce rappel, le montant dû n’est toujours pas payé, la·e membre sera exclu·e du projet du Jamboree. Les acomptes payés seront remboursés suivant les conditions d’annulation du chapitre 6. 

Toute annulation doit être notifiée par écrit à l’adresse électronique : info@jamboree2027.be. 

En cas d’annulation avant le 30 juin 2025, l’entièreté de l’acompte sera remboursée. Après cette date, le contingent aura déjà engagé diverses dépenses (participation au Jamboree, location de logements pour les week-ends, etc.). Nous ne serons pas en mesure de rembourser entièrement les personnes qui annulent. 

Les règles suivantes s’appliquent donc : 

• en cas d’annulation avant le 15 novembre 2025, un montant de 500 € sera retenu. 
• si tu annules avant le 15 avril 2026, un montant de 1000 € sera retenu. 
• si tu annules avant le 15 septembre 2026, un montant de 1500 € sera retenu. 
• si tu annules avant le 15 février 2027, un montant de 2000 € sera retenu. 
• en cas d’annulation après le 1 avril 2027, il n’y aura pas de remboursement. 

Les conditions d’annulation ci-dessus peuvent être différentes lorsqu’un·e candidat·e approprié·e peut rejoindre le projet pour prendre la place annulée. Cette situation sera alors examinée spécifiquement par la CMT. S’il n’y a plus de candidat·e approprié·e sur la liste d’attente, le·a participant·e peut présenter lui-même un·e candidat·e approprié afin d’avoir droit à d’éventuels remboursements supplémentaires.  

A partir du 15 avril 2027, aucun·e nouveau·elle candidat·e ne pourra rejoindre le projet Jamboree pour des raisons pratiques.  

Les éventuels remboursements supplémentaires ne seront effectués qu’après la clôture financière du projet Jamboree. 

L’équipe CMT ne peut être tenue responsable des situations de force majeure qui impliqueraient l’interruption ou l’annulation du camp (interdiction de voyage par le ministère des Affaires étrangères, annulation du Jamboree par l’organisation polonaise…). Dans ce cas, aucun remboursement des frais d’inscription ne pourra être demandé.  

Les activités ou les week-ends manqués ne seront pas remboursés.  

En tant que membre d’une des associations belges, tu es automatiquement assuré·e en responsabilité civile et accidents corporels. Cette assurance est valable pendant la toute durée du projet Jamboree. 

L’équipe CMT fera une proposition d’assurance annulation facultative. 

La·e membre est personnellement responsable du matériel personnel emporté. L’équipe CMT ne peut être tenue responsable de dégâts à du matériel personnel survenant pendant la durée du projet. 

Les images prises tout au long du projet Jamboree peuvent être utilisées pour illustrer les activités et pour la promotion de futurs événements guides et scouts. Toute ressemblance entre les personnes qui s’y trouvent et les situations décrites serait purement fortuite et involontaire.  

En acceptant les conditions générales, la·e membre donne l’autorisation au contingent d’utiliser ces images.  

Si elle·il le souhaite, elle·il peut demander l’arrêt de l’utilisation d’une photo la·e représentant. La demande doit se faire à l’équipe communication, via l’adresse e-mail suivante : privacy@guiding-scouting.be avec la mention Projet Jamboree. 

Par leur inscription, les participant·e·s s’engagent à respecter les règles de vie du projet du Jamboree disponibles sur www.jamboree2027.be.  

En cas de non-respect des règles de vie, pendant toute la durée du projet Jamboree, l’équipe CMT se réserve le droit d’exclure un·e membre du projet Jamboree.  

Les conditions d’annulation reprises au chapitre 6 sont d’application. En cas d’exclusion durant le Jamboree, les frais complémentaires engendrés par le rapatriement seront à charge de la·du membre ou de sa·son représentant·e légal·e.

La communication officielle de l’équipe CMT vers les membres ou leur(s) représentant·e(·s) légaux·ales se fera par e-mail, par courrier postal ou via le site www.jamboree2027.be. 

Chaque membre ou représentant·e légal·e est responsable de l’enregistrement de son adresse e- mail et de son adresse postale via le formulaire d’inscription. 

L’équipe CMT se réserve le droit de modifier le contenu des conditions générales. Les modifications sont d’application dès qu’elles sont publiées sur le site www.jamboree2027.be.